Zpracování osobních údajů

Kategorie osobních údajů:

Zákazník

Zákazníkem jsou obvykle právnické osoby, ojediněle pak OSVČ, nebo Fyzické osoby. U zákazníka jsou zpracovávány zejména fakturační údaje nezbytné pro splnění smlouvy. Pro zpracování osobních údajů zákazníků OSVČ a Fyzická osoba viz část

Objednatel.

Objednatel Objednatel je fyzická osoba, zprostředkující komunikaci mezi zákazníkem a správcem (T.E.P.) při objednání (uzavření smlouvy) a realizaci služby. Osobní údaje objednatele Jméno, příjmení Titul Email (obvykle firemní, kontaktní) Telefon (obvykle firemní, kontaktní) Adresa (obvykle firemní, kontaktní) Účely zpracování Komunikace v rámci obchodního vztahu Potvrzení objednávky Zaslání účetních dokladů (pokud není definováno jinak) Zaslání Pozvánek na kurz Zaslání informací o změnách (nemoc lektora, atd.) Popis operací a účelů zpracování Operace a účely zpracování osobních údajů objednatele, vychází z obchodního vztahu. Osobní údaje objednatele jsou, v souladu s platným právnimi předpisy o archivaci daňových dokladů, uchovány bez úmyslu dalšího zpracování po dobu 10 let od poslední objednávky. Po uplynutí doby jsou osobní údaje objednatele zapomenuty.

Účastník kurzu

Účastníkem kurzu je fyzická osoba, které je poskytnuta objednaná služba (kurz). Kurzy se obvykle konají v prostorách učeben Správce. Osobní údaje účastníka Jméno, příjmení Titul Email (obvykle firemní, kontaktní) Telefon (obvykle firemní, kontaktní) Adresa (obvykle firemní, kontaktní)

Účely zpracování

Zaslání pozvánky na kurz

Zaslání informací o změnách (nemoc lektora, atd.)

Zabezpečení materiálů a přístupů (pokud to kurz vyžaduje) Vystavení certifikátu o absolvování kurzu

Hodnocení kurzu

Popis operací a účelů zpracování

Osobní údaje účastníka, v podobě jména a emailu, jsou oprávněným zájmem správce za účelem organizace a realizace objednané služby (kurzu) v nejvyšší možné kvalitě.

Osobní údaje účastníka kurzu poskytuje objednatel kurzu v rámci objednávkového procesu. Na základě takto získaných osobních údajů účastníka, je po potvrzení objednávky (uzavření smlouvy), účastníkovi elektronickou formou zaslána pozvánka na kurz. Spolu s pozvánkou je informován o možnosti správy svých osobní údajů v průběhu kurzu.Uplatní-li zákazník/objednatel právo, jsou použity smyšlené, nebo prázdné osobní údaje účastníka kurzu. Na konci kurzu je účastníkovi kurzu na jeho jméno vystaven certifikát o absolvování kurzu s unikátním číslem, přičemž jsou jeho osobní údaje uzamčené vůči změnám. 

Právo na opravu, může účastník uplatnit osobně nebo elektronicky. Osobní údaje účastníka kurzu jsou uchovány bez úmyslu dalšího zpracování, na základě obchodních podmínek po dobu 12 měsíců. Poté jsou osobní údaje účastníka zapomenuty. Udělí-li účastník souhlas, mohou být jeho osobní údaje zapomenuty až po ukončení doby poskytnutého souhlasu, nebo účelu souhlasu. Svá práva, může účastník kurzu po ukončení kurzu nadále uplatňovat osobně, nebo elektronicky. Součástí kurzu je hodnocení kurzu, ve kterém může účastník vyjádřit svou spokojenost s kvalitou poskytované služby. 

Hodnocení kurzu je po ukončení kurzu zpracováno klientským servisem s ohledem zejména na negativní bodové a slovní hodnocení. Tato zjištění jsou postupovány anonymně příslušným oddělením. Hodnocení, dle obchodních podmínek, může být na vyžádání poskytnuto objednateli/zaměstnavateli, nebo použito jako podklad při reklamaci.

Základní pojmy

Subjekt údajů

Účastníci/Studenti jsou subjekty údajů, protože je můžeme (ne)přímo identifikovat pomocí osobních údajů.

Osobní údaj

Informace spojená se subjektem údajů. Může to být jméno, e-mail, telefon, historie absolvovaných kurzů. 

Zpracování údajů

Akce, které správce nebo zpracovatel provádějí s osobními údaji, a to zcela nebo částečně automatizovaně (shromažďování, nahrávání, organizování, ukládání a vymazávání).

Zabezpečení osobních údajů

S přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, jež s sebou zpracování nese, zavedl Správce jak v době určení prostředků pro zpracování, tak v době zpracování samotného vhodná technická a organizační opatření, jejichž účelem je provádět zásady ochrany údajů účinným způsobem a začlenil do zpracování nezbytné záruky, pro splnění požadavků Nařízení na zabezpečení zpracovaní Osobních údajů a výkonu práv Subjektů údajů.

Mezi taková technická a organizační opatření patří zejména:

Zpracování pouze nezbytných Osobních údajů transparentním způsobem pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování;

Informování Subjektů údajů o účelech zpracování Osobních údajů a o jejich právech souvisejících se zpracováním; Zajištění, aby jakákoliv fyzická osoba jednající z pověření Správce, která má přístup k Osobním údajům, měla udělen přístup k Osobním údajům pouze v té míře, v jaké je potřebuje znát, aby podléhala smluvní nebo statutární povinnosti zachování mlčenlivosti a aby zpracovávala Osobní údaje pouze v souladu se stanoveným účelem zpracování;

V případech, kdy Správce provede dílčí zadání zpracování Osobních údajů, provede tak na základě smlouvy s Dílčím zpracovatelem, která ukládá přinejmenším stejnou úroveň zabezpečení zpracování Osobních údajů a výkonu práv Subjektů údajů, jako jsou ty, které přijal Správce;

Zavedení technických a organizačních opatření pro zpracování Osobních údajů, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob; 

Zajištění neustálé důvěrnosti, integrity, dostupnosti a odolnosti systému a služeb zpracování včetně možnosti obnovit dostupnost Osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů; 

Proces pravidelného testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování Osobních údajů a výkonu práv Subjektů údajů.